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Lo urgente y lo
importante
Imagínense que se encuentran en una sala de guardia de un hospital, frente
a un gran letrero que dice: “Los pacientes serán atendidos por estricto
orden de llegada”. Ingresa un joven accidentado con leves raspaduras en
sus rodillas por haberse caído de una motocicleta, y diez segundos después
un caso grave de infarto de miocardio. Siguiendo las indicaciones del
letrero, el médico de guardia le da prioridad y atiende al joven, haciendo
esperar al infartado, solo por cumplir con las instrucciones del letrero.
Parece todo muy insólito ¿no es cierto?
Sin embargo, ¿cuántas veces en nuestros negocios prestamos atención a las
“raspaduras de rodilla” y dejamos para más tarde ocuparnos de los
“infartos”?, sólo por dedicarle más tiempo a lo fácil, a lo más leve, a lo
más llevadero.
Y lo realmente importante y serio – en este caso sería el “infarto” – lo
postergamos porque resolverlo nos resulta una tarea fastidiosa, estresante
y a la cual hay que ponerle mucha atención y energía. Es decir, que con
bastante frecuencia priorizamos aquello que es placentero o atractivo – o
que nos resulta menos trabajoso – posponiendo lo efectivamente importante.
Esa actitud la adoptamos a menudo inconscientemente, por no detenernos
unos minutos a analizar la importancia de cada situación y otorgarle la
prioridad que cada caso merece para el cumplimiento de nuestros objetivos.
Hay un viejo chiste publicado alguna vez en el “Chicago Tribune”, donde la
secretaria le lee al alto ejecutivo, a primera hora de la mañana, la
agenda con los compromisos del día:
De 9 a 10 h: Pensar y garabatear papeles
De 10 a 11 h: No entran llamadas
De 11 a 12 h; Organizar el escritorio
De 12 a 14 h: Almuerzo
De 14 a 15 h: Revolver papeles
De 15 a 16 h: Cavilar, meditar, pensar en el fin de semana
De 16 a 17 h: Mirar el reloj
A las 17 h: Irse a casa (¿agotado de tanto trabajo, tal vez?)
Quizá no sea exactamente lo que nos ocurre a nosotros, pero es probable
que haya alguna similitud. Evaluaremos unas simples soluciones para
elaborar una agenda efectiva. Si seguimos esa agenda, no tendremos que
esforzarnos tremendamente al fin del mes, para poner al día las labores
postergadas.
Si logramos mantener la homogeneidad de nuestra tarea registrada en la
agenda, el esfuerzo será bien distribuido a lo largo de la semana y del
mes, y de tal forma nos ahorraremos sufrir el estrés de los apurones de
los últimos días. Y es sabido que el estrés producido por las urgencias,
denominado “síndrome de la falta de tiempo”, es una de las formas
más comunes de dilapidarlo.
Primero: Hacer una lista por escrito de todas las actividades
semanales relacionadas con nuestro negocio: capacitaciones a tomar,
llamadas telefónicas, reuniones con nuestro equipo, contactos con
prospectos, seguimiento de los mismos, presentación de productos y del
plan de negocios, visitas de posventa.
Segundo: Realizada la lista anterior, analizar dichas actividades
programadas, separándolas en diferentes columnas según la importancia y
prioridad asignada, de la siguiente manera:
Análisis de la importancia:
Muy importante: deben realizarse sin falta
Importantes: deberían hacerse
No tan importantes: son útiles pero no imprescindibles
Sin importancia: pueden dejarse para más adelante
Análisis de la urgencia:
Muy urgentes: deben hacerse ahora
Urgentes: deben hacerse pronto
No urgentes: pueden hacerse en el mediano plazo
El tiempo no es factor: pueden hacerse cuando estemos menos exigidos de
tiempo
Análisis de la delegación de actividades:
Debo hacerlo yo
Puede delegarse en A: otro vendedor o distribuidor que esté capacitado
para la tarea.
Puede delegarse en B: actividad de poca responsabilidad para alguna
persona nueva en el negocio que necesite aprender.
Puede delegarse en C: tal vez alguna persona que esté detenida por falta
de motivación y requiera un estímulo.
Análisis de relaciones:
Personas con quienes debo comunicarme todos los días: integrantes de mi
equipo de ventas, coordinadores zonales, clientes que requieren atención,
seguimiento a prospectos ya contactados anteriormente.
Personas con quienes debo contactarme frecuentemente: usuarios o clientes
que requieren servicios, prospectos a quienes presenté el producto o el
plan de negocios y les dejé material informativo de seguimiento.
Personas con quienes debo comunicarme regularmente: entrenadores, miembros
de mi equipo que requieren ayuda técnica, miembros de mi equipo que
necesitan ser estimulados.
Tercero: Efectuada la lista semanal de actividades y analizadas
según su importancia, urgencia, factibilidad de delegar algunas tareas y
las frecuencias de los contactos con las relaciones habituales, se
facilitará la elaboración de una agenda homogénea y eficaz. De allí a
componer la agenda mensual, hay tan solo un paso.
Es preciso tener cierto grado de flexibilidad en nuestras agendas, dejando
pequeños espacios de tiempo libre entre una y otra tarea o compromiso,
suficientes como para poder solventar cualquier imprevisto que se
presente.
Un transporte que llega a destiempo, un prospecto que se atrasó a una
cita, un taxi que no se consigue rápidamente, una demora cualquiera puede
hacer que la programación horaria se “caiga” en catarata y nuestra agenda
se descalabre para todo el resto del día.
Creo que es fácil advertir que si hacemos una buena programación de cada
semana, y la trasladamos a la programación mensual, toda nuestra tarea se
verá enormemente facilitada.
Recuerde que el síndrome de la falta de tiempo que ya mencioné
anteriormente, es – a menudo – uno de los factores que mayor tiempo nos
hacer perder. Es la angustia que genera el hecho de correr todo el día y
llegar siempre a destiempo, dejando de cumplir el 50% de las tareas
previamente programadas.
Con este sencillo método podremos bajar sensiblemente nuestro nivel de
estrés, podremos cumplir nuestros objetivos con mayor eficacia y
seguramente conseguiremos mejores resultados con menor esfuerzo y desgaste
inútil de energías. Finalmente, disfrutaremos de un tiempo extra para
nosotros mismos: recreación, lectura, esparcimiento, deporte, amigos.
Además priorizaremos lo importante y cumpliremos con lo urgente, siempre
enfocados y avanzando en el sentido de nuestros objetivos y metas de
negocios.
El tiempo – no lo olvidemos – es la esencia de la vida. Es la materia
prima de nuestras existencias, y siempre tendrá una importancia singular,
cualquiera fuese nuestra actividad. Veamos el siguiente ejercicio, muy
conocido pero no por ello menos eficaz para valorar su significado:
Si quieres saber el valor de un mes, pregúntaselo a una embarazada.
Si quieres saber el valor de una semana, pregúntaselo a un productor
agropecuario que espera ansioso la lluvia, o se le pasó el tiempo de la
cosecha.
Si quieres saber el valor de un día, pregúntaselo a un estudiante que debe
dar un examen.
Si quieres saber el valor de un minuto, pregúntale a quien perdió un
vuelo.
Si quieres saber el valor de un segundo, pregúntaselo a un corredor de
Fórmula 1.
Si quieres saber el valor de una décima de segundo, pregúntaselo a un
atleta que en los juegos olímpicos ganó la medalla de plata.
Y en cuanto a los postergadores, a quienes obsesivamente dejan todo para
más adelante, no olviden que mañana es el día más ocupado de la
semana, a pesar de que no conozco calendario alguno que contenga ese día:
mañana.
Por Tomás Berriolo
http://www.ganaropciones.com/urgente-importante.htm
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